Saving Time

說明

這兩天在 Quora 上又看到了一個有趣的問題,What are the best day to day time saving hacks? (有哪些可以應用到每日生活的省時妙招呢?)

順手來翻譯看看票數最高的答案,其實也是非常有趣的回答,當中作者附的 Slideshare 簡報檔,也滿有趣的,很推薦大家閱讀。

一樣要說明的是,我不是專業的譯者,所以對於內文的翻譯,或許有錯誤或是不到位的地方 (這很有可能發生),都非常歡迎大家指正。

2013/12/10 Updates:
非常感謝 changyuheng 補上我尚未翻譯的第 19 ~ 22 點,比我原本正在翻的草稿要通順多了。萬分感謝 :)

譯文

在過去五年中,我嘗試與調整了各種不同的生產力技術 (productivity techniques),也讀了很多這方面的書籍 (這些書中的很多內容是很相似的),以下是我個人的心得總結︰

生產力高低和時間多寡沒有太大的關係,和個人精力比較有關。(It's not about time. It's about energy.)

我們總希望可以在每個工作日中,儘可能榨 (squeeze) 出更多工時,以顯得自己「有生產力 (productive)」。但最終我們會發現,生產力和時間的相依性並不高,更多的是取決於你的專注 (focus)、動機 (motivation) 和整體的良好狀態 (overall well-being) (上述這三點的高低與你的精力有直接相關)。

我最近在 Grapefruit,講了一場關於我個人生產力技術觀察的內部演說,演說的簡報檔已經放在 Slideshare 上︰Productivity porn

我整理當中的一些關鍵的法測如下︰

1. 決定什麼是重要的。因為如果以 5 年工作週期來看,大概有 80% 你今天正在做的事情,在未來不會轉換為任何東西。你在做的事只是在裝忙,而不會有什麼重要的結果。

2. 睡好、吃好、多運動。 這些事情可以幫助你提高三倍的產出,因為它們可以提高專注力、動機和精力的等級。

3. 兩分鐘法則。如果你可以在 2 分鐘內做完某件事,像是回一封 mail,或是做家務上的雜事,那麼就立刻去做。因為這些事如果未來還要花你的精力去記住它還沒做,並計畫怎麼做,那花費的總時間將超過 5 分鐘或甚至更多。

4. 五分鐘法則。要治癒拖延病,最好的方式不是將你目標,設定為一口氣完成一個又大又雜的工作,而是設定完成一個小工作項目,小到你估計只要五分鐘就可以搞定的那種。是的,你仍然可能會失準,花了超過五分鐘在這工作項目上,但你已經進入「神馳」狀態 (flow state)

5. Seinfeld 的生產力法則 (Seinfeld's productivity chain)。如果你想成為某件事的專家,那就每天都練習它。就連在聖誕節,復活節和審判日也不休息,沒有例外。

6. 建立有助於生產力的小習慣 (Tiny habits) (Tiny Habits w/ Dr. BJ Fogg)。這一點和「五分鐘法則」高度相關,使用網站中的方法,幫助你快速建立好的習慣。這方法真的有效,我測試過。

7. 你的記憶力很爛 (Your memory sucks)。所以就算你是天才也一樣, 請將你腦子的需要記憶的所有東西,寫在筆記本上、放在你的待辦事項 App 中、輸入您的手機,或甚至告訴 Siri 的,我不在乎。

8. 越少工具越好。我自己測試過市面上大多數的待辦事項管理程式,最後我使用的是 Cultured Code Things app 和 Google Calendar (iCal is ok, but Google Calendar integrates well with Gmail, my default client)。工具其實不是重點,單純使用紙和筆也很不錯。在讀完下面的法則後,你會更加理解這點。

9. 規律勝過工具 (Routine beats tools)。你需要紀律,這對我來說,意味著兩件事︰首先,我每天早上做的第一件事是規劃一整天的工作內容;第二,我每天撰寫自己的工作日誌。做這些事,幫助我保持穩健地執行優先權高的工作,並捨棄無用的工作。省下了我不少的時間。

10. 使用蕃茄鐘工作法 (Pomodoros)。 這個工作法,要求你在每次 30 分鐘長度的時間中,只專注做一項你手上的工作,其他什麼事都不要做︰沒有電話、沒有 Email、不和人交談、不上 Facebook,除了大樓發生火災你必須要避難外,什麼事都不做。

11. 總是載上你的耳機。你不需要真的聽音樂,但這已經告訴週遭你的同事們,不要來打擾你。

12. 排程定時檢查 Email 信箱,並保持收件匣的信件數為零封 (Email scheduling and inbox zero.)不要在你早上一起床就看你的 Email,也不要在晚上看 (對我來說這會壞了我整個晚上的心情),試著讓自己只在每個的三個時段查 Email 信箱︰早上十一點、下午兩點和下午五點。並且記住,你的收件匣並不是你的待辦事項管理程式,除非信件內容是可進行的工作項目 (actionable task)(你應該把這個工作項目加入你的待辦事項 App 中)、或是相關參考文件(你應該把它加入到 Evernote 或是信箱的歸檔處),否則你應該在讀完信件後立刻刪掉它。

13. 針對電話來電的一些注意事項。不要總是讓人用電話找得到你,我通常會將我的手機調整為靜音,然後等我有空時逐一回覆這些來電。

14. 把一些小工作一口氣做掉。(Batch small tasks)。像是 Email、回電,或是 Facebook 等。

15. MI3。 列出三件最重要的事(Most important three tasks),或是另一種做法︰列出一件一定(must) 要做的事項、三件應該(should) 要做的事項、五件可以(could) 做的事項。每天早上從最重要的事情開始進行。

16. 人的心力是有極限的 (Willpower is limited)。當你已經陷入泥沼時,不要認為這時候的你還有心力可以幫助自己。儘可能讓自己在早上做出重大決策,並將所有次要的事委託給別人進行,或是等有空再整批處理。美國總統不會花心力處在菜單或西裝顏色這些瑣事上,否則他們的心力將會在要處理重大事務前-像是要不要按下那顆紅色按鈕-就會被完全耗盡。

17. 最有能力做的事法則 (The most powerful thing)。經常思考什麼是你現在最有能力進行的事情?然後套用法則四。

18. 快速、頻繁釋出工作成果 (Ship often)。不要花太多不必要的心力在打磨工作成果 (譯注︰這邊作者的意思,應該不是事情沒做完就發佈,而是說不要花太多心力在雕琢一些小細節,當中的分寸值得拿捏),就像在創業社群他們常掛在嘴巴的口號︰「如果當你推出產品時,不會對你的產品感到心虛的話,那你已經太晚推出了!」

19. 壓力能激發潛力 (Pressure can do wonders)。用可獲得的回饋 (或可能得到的成就感) 或信守承諾等方式來策勵自己。我們最近在重建 Grapefruit 網站上實踐了這一項法則。前一次建置 Grapefruit 花了我們二年半,這一次我們只花兩天半,其中兩天是參與 Hackathon 的週末。

20. 有計畫地暫停工作的進行 (Scheduled procrastination)。你的頭腦需要充電 (休息),有時候八點檔能帶給你超乎 TED talk 的收獲。

21. 刪除、拒絕、忽略、不安排進計畫之中 (Delete. Say No. Ignore. Don't commit to schedules.)。我愛這條規則。這項規則讓其提出者 Marc Andreessen 能隨時拜訪他想見的人。這項規則也會令很多人因此討厭你,但能替你省下去做更重要的事的時間。你覺得你會因此規則後悔二十年,還是寧可做一些你不太想做但能獲得他人聊表謝意的事?

22. 假裝不會、裝傻 (Fake incompetence)。這是一個實踐前一項規則的高明方式。